Asiakirjajulkisuuskuvaus

1 Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Tiedonhallintayksikön on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019; tiedonhallintalaki) 28 §:n mukaan ylläpidettävä julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tietojen avulla yleisö ja asianosaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999; julkisuuslaki) 13 §:n 1 momentissa edellytetyllä tavalla. Tietopyyntö on yksilöitävä siten, että viranomainen kykenee selvittämään, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuva tiedonhallintayksikön tiedonhallinnasta ja asiarekisteristä. Korkein hallinto-oikeus on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.

Asiarekisteri muodostuu tiedonhallintayksikön asianhallinnan eri osuuksista ja sen vastuulla olevista tietovarannoista. Asiarekisteri on looginen tietovaranto, joka pitää sisällään useita tietovarantoja, jotka muodostuvat toisaalta asianhallintaan ja tietojärjestelmiin kirjatuista rekisteröintitiedoista ja toisaalta niin digitaalisessa kuin paperimuodossakin olevista tietoaineistosta ja asiakirjoista. Tietoaineistojen ja asiakirjojen hakutekijät vaihtelevat asiarekisterin eri osuuksien ja tietovarantojen välillä. Asiakirjajulkisuuskuvauksessa tietopyynnön esittämistä helpottavat tiedot on kuvattu tietoaineistokohtaisesti.

2 Tietojen luovutusten edellytyksistä

Jos asiakirja on julkinen, eivätkä muut seikat rajoita asiakirjan antamista, tietopyynnön esittäjän ei tarvitse perustella pyyntöä tai ilmoittaa, mihin tietoa käytetään.

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tietojen käyttötarkoitus tulee ilmoittaa. Korkein hallinto-oikeus saattaa tarvita käyttötarkoitusta koskevan tiedon lisäksi muita tietoja kyetäkseen varmistamaan tiedon luovuttamisen lainmukaisuuden. Esimerkiksi henkilötietoja sisältävien asiakirjojen luovuttaminen saattaa edellyttää, että tietopyynnön esittäjä antaa selvityksen henkilötietojen suojaamisesta (julkisuuslain 13 §:n 2 momentti). Myös se, millä tavalla tieto pyydetään annettavaksi, voi vaikuttaa siihen, mitä lisätietoja tarvitaan (julkisuuslain 16 §).

Tietopyynnön toteuttamisen yhteydessä nousee usein tarve esittää tarkentavia kysymyksiä, joten yhteystietojen antaminen saattaa nopeuttaa tietopyynnön käsittelyä. Yhteystietojen esittäminen ei kuitenkaan ole tietopyyntöön vastaamisen edellytys silloin, kun tieto voidaan antaa maksutta.

Asiakirjasta pyydetty kopio tai tuloste voidaan luovuttaa joko sähköisesti tai paperisena. Tulosteesta ja -kopiosta voidaan luovutusmuodosta riippumatta periä maksu. Niihin tietoihin, joita ei ole mahdollista luovuttaa sähköisesti eikä paperisena, voi tutustua korkeimman hallinto-oikeuden tiloissa.

Lisätietoja tietojen antamisen maksuperusteista löytyy oikeusministeriön asetuksesta tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista vuosina 2022–2024. (Lue asetus 1121/2021 Finlexista.)

3 Tietopyynnön tekeminen käytännössä

Korkeimmalle hallinto-oikeudelle osoitetut tietopyynnöt ottaa vastaan kirjaamo, jonka yhteystiedot ovat:

Käyntiosoite: Fabianinkatu 15, 00130 Helsinki
Vaihde: 029 56 40200
Faksi: 029 56 40382
Kirjaamo: 029 56 40260
Sähköposti: korkein.hallinto-oikeus(at)oikeus.fi

Korkeimman hallinto-oikeuden kirjaamo on avoinna arkisin klo 8.00–16.15.

Korkeimman hallinto-oikeuden kirjaamon yhteydessä on mahdollista tutustua asiakirjoihin maksutta kello 8.00–16.00. Aika on syytä varata hyvissä ajoin etukäteen kirjaamosta, jotta aineisto ehditään noutaa saataville. Kirjaamosta on mahdollista pyytää kopiota tutustumisen kohteena olevista asiakirjoista. Kopioinnista voidaan periä maksu (maksuperusteista katso kohta 2).

Lisätietoja rekisteröidyn tietosuojaoikeuksien käytöstä on korkeimman hallinto-oikeuden tietosuojaselosteissa.

4 Tietopyyntöön vastaaminen

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä (julkisuuslain 14 §:n 4 momentti).

5 Salassa pidettävään tietoaineistoon kohdistuva tietopyyntö

Jos tietopyyntö kohdistuu salassa pidettävään asiakirjaan tai tietoaineistoon, edellyttää tietojen saaminen viranomaisen lupaa (julkisuuslain 28 §). Viranomainen voi, jollei lailla toisin säädetä, antaa yksittäistapauksessa luvan tietojen saamiseen salassa pidettävästä asiakirjastaan tieteellistä tutkimusta, tilastointia taikka viranomaisen suunnittelu- tai selvitystyötä varten, jos on ilmeistä, ettei tiedon antaminen loukkaa niitä etuja, joiden suojaamiseksi salassapitovelvollisuus on säädetty.

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta, luvan hakijan tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus. Luvan hakijan on huolehdittava tarvittavista toimenpiteistä tietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä, luovuttamiselta ja muulta laittomalta käsittelyltä. Lupaa ei voida myöntää silloin, kun hakijan kykyä suojata saamansa tiedot voidaan perustellusti epäillä.

Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn (julkisuuslain 11 §). Asianosaisjulkisuudella pyritään turvaamaan asianosaisen omaa oikeusturvaa silloin, kun viranomaisessa päätetään tai on päätetty asianosaista koskevasta oikeudesta, edusta tai velvollisuudesta.

6 Lainkäyttöasioiden tietovaranto

6.1 Tietovarannon käyttötarkoitus

Tietovarantoa pidetään yllä tuomioistuimen lainkäyttöasian käsittelyä ja seurantaa varten.

Tietovarantoon rekisteröidään tieto käsittelyssä olevista ja käsittelyssä olleista asioista, asianosaisista, asioiden käsittelyvaiheista ja asian käsittelyyn liittyvistä asiakirjoista sekä tiedot asian ratkaisusta.

6.2 Tietovarannon tietoaineistot

Tietovarantoon tallennetaan lainkäyttöasian käsittelyn edellyttämät tiedot, kuten asiankäsittelyprosessin yksilöivä diaarinumero, asianimike, asianosaiset, muutoksenhaun kohteena oleva ratkaisu, asiassa suoritetut välitoimet, asiassa laaditut asiakirjat, asian käsittelyn vaihe ja ratkaisutiedot.

Tieto asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tietopyynnön käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.

6.3 Tietojen hakutekijät

Lainkäyttöasioiden tietovarannosta tietoja voi hakea esimerkiksi asian tunnistetiedolla (diaarinumero tai ratkaisunumero), tyypillä (hakemus, hallintoriita, valitus), tehtäväluokalla tai asianimellä. Niin ikään tietoja voi hakea asiakirjan tyypillä tai otsikolla. Tietovarannosta on mahdollista hakea tietoja myös asianosaistiedolla. Tietopyynnön yhteydessä on suositeltavaa ilmoittaa asian tai asiakirjojen mahdollisimman tarkat tiedot, kuten tunnistetieto, päiväys ja pyydettävien asiakirjojen nimike, jos ne ovat tiedossa. Usein tämä edesauttaa pyydetyn asiakirjan yksilöintiä, tietopyynnön käsittelyä ja tietojen luovuttamista. Korkeimmalta hallinto-oikeudelta voi tiedustella myös asioiden diaaritietoja, jonka avulla asiakirjapyyntö on mahdollista yksilöidä tarkemmin. Diaaritiedot voidaan listata esimerkiksi asian tunnisteen, nimikkeen tai asianosaisen perusteella.

6.4 Tietojärjestelmät

Lainkäyttöasioiden tietovaranto koostuu korkeimman hallinto-oikeuden asianhallintajärjestelmistä, joita ovat Haipa-järjestelmä (Hallinto-oikeuden lainkäyttöasioiden sähköinen asiankäsittelyjärjestelmä), IBM Lotus Notes -pohjainen asiahallintajärjestelmä sekä lisäksi oikeusapupalkkioiden maksatusjärjestelmä (Romeo) ja Audico-saliäänitysjärjestelmä.

Lainkäyttöasioiden tietovarantoon kuuluvia asiakirjoja säilytetään valvotuissa ja pääsynhallinnalla varustetuissa verkkoympäristöissä sekä toimitiloissa.

6.5 Saatavuus teknisen rajapinnan kautta

Tietoja ei ole saatavissa teknisen rajapinnan avulla.

7 Hallinnollisten asioiden tietovaranto

7.1 Tietovarannon käyttötarkoitus

Hallinnollisten asioiden tietovarantoa pidetään yllä asioiden seurantaa varten. Hallinnolliset asiat jakautuvat yleishallintoasioihin (esimerkiksi tuomioistuimen johtaminen ja lausuntojen antaminen), henkilöstöasioihin (esimerkiksi rekrytointi ja palvelussuhteen hallinnointi), talousasioihin (esimerkiksi tuomioistuimen talouden suunnittelu ja taloushallinto), tiedonhallinta-asioihin (esimerkiksi tietopyynnöt) ja oikeudellisiin asioihin (esimerkiksi maksuja koskevat oikaisuvaatimukset).

Hallinnollisten asioiden tietovarantoon rekisteröidään tieto käsittelyssä olevista tai käsitellyistä asioista, asioiden käsittelyvaiheista ja asian käsittelyyn liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriä ylläpidetään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi, tietopyyntöjen yksilöimiseksi, asiakirjojen ja muiden niitä vastaavien tietojen jäsentämiseksi, asiankäsittelyyn liittyvien toimenpiteiden järjestämiseksi ja asiankäsittelyaikojen seuraamiseksi.

7.2 Tietovarannon tietoaineistot

Hallinnollisten asioiden tietovarantoon rekisteröidään tiedot asian vireillesaattajasta, asiaryhmästä ja asiatyypin yksilöivä tieto. Lisäksi tietovarantoon rekisteröidään tieto asiassa mahdollisesti suoritetuista välitoimista, kuten selvityksistä tai lausunnoista, sekä tieto asian päättävästä ratkaisusta tai muusta toimesta. Asiakirjasta yksilöidään sen tyyppi tai nimike, saapumis- tai laatimisajankohta, tieto asiakirjan lähettäjästä, laatijasta tai hyväksyjästä sekä tieto asiakirjan saapumistavasta.

Tieto asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tietopyynnön käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.

7.3 Tietojen hakutekijät

Hallinnollisten asioiden tietovarannosta tietoja voi hakea esimerkiksi asian tunnistetiedolla (asiatunnus/diaarinumero), asiakirjan tyypillä tai otsikolla taikka asianosaista koskevalla tiedolla. Tietopyynnön yhteydessä kannattaa ilmoittaa asiakirjan antamisen tai asian saapumisen päivämäärä, jos nämä ovat tiedossa. Tällaiset tiedot auttavat usein yksilöimään pyydetyn asiakirjan. Korkeimmalta hallinto-oikeudelta voi tiedustella myös asian diaaritietoja, joiden avulla asiakirjapyyntö on mahdollista yksilöidä tarkemmin.

7.4 Tietojärjestelmät

Hallinnollisten asioiden tietovaranto koostuu HILDA-asianhallintajärjestelmästä (Fujitsu CaseM) ja Haldi-asianhallintajärjestelmästä (IBM Lotus Notes) sekä operatiivisista valtionhallinnon henkilöstö- ja taloushallinnon tietojärjestelmistä kuten Kieku, Handi ja M2. HILDA-asianhallintajärjestelmä on otettu korkeimmassa hallinto-oikeudessa vaiheistetusti käyttöön 25.1.2023 alkaen.

Hallinnollisten asioiden tietovarantoon kuuluvia asiakirjoja säilytetään valvotuissa ja pääsynhallinnalla varustetuissa verkkoympäristöissä sekä toimitiloissa.

7.5 Saatavuus teknisen rajapinnan kautta

Tietoja ei ole saatavissa teknisen rajapinnan avulla.