Behandling av personuppgifter i anda än rättsskipningsärenden

1 Allmänt

Det här meddelandet gäller behandlingshelheten av för högsta förvaltningsdomstolen utomstående personers personuppgifter i andra än rättskipningsärenden. Behandlingen av högsta förvaltningsdomstolens personals personuppgifter berörs av ett annat meddelande.

Syftet med meddelandet är att ge information om behandlingen av uppgifter samt övrig information som enligt den gällande dataskyddslagstiftningen ska tillhandahållas de registrerade. Meddelandet finns till påseende på högsta förvaltningsdomstolens webbsida (www.hfd.fi) samt på anslagstavlan.

2 Registeransvarig

Högsta förvaltningsdomstolen
Postadress: PB 180, 00131 Helsingfors
Besöksadress: Paasivuorigatan 3, 00530 Helsingfors
Telefonnummer: 029 56 40200
E-post: korkein.hallinto-oikeus@oikeus.fi

3 Kontaktperson för den registeransvarige

Jenny Rebold
Kanslichef
Telefonnummer: 029 56 40200 (växel)
E-post: korkein.hallinto-oikeus@oikeus.fi

4 Dataskyddsansvarig

Satu-Maarit Tarkkanen
Chef för informationstjänsten
Telefonnummer: 029 26 40200 (växel)
E-post: korkein.hallinto-oikeus@oikeus.fi

5 Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter

I högsta förvaltningsdomstolen behandlas personuppgifter på det sätt som avses i 6 art. punkt 1 led c och punkt 1 led e i samma artikel för att för att fullgöra en rättslig förpliktelse och för att utföra en uppgift av allmänt intresse och som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

Personuppgifter gällande personer som söker tjänst eller tjänsteförhållande i högsta förvaltningsdomstolen kan behandlas i enlighet med vad som bestäms om i bland annat domstolslagen, lagstiftningen som gäller högsta förvaltningsdomstolen, säkerhetsutredningslagen eller lagstiftning som gäller tjänstemän.

Högsta förvaltningsdomstolen kan dessutom behandla personuppgifter som personer som hör till högsta förvaltningsdomstolens personal eller personer som inte är part i rättskipningsärenden frivilligt har meddelat åt högsta förvaltningsdomstolen. Uppgifter har kunnat lämnas till högsta förvaltningsdomstolen till exempel i syfte att få uppgifter om högsta förvaltningsdomstolens verksamhet eller för att få handlingar, för att besöka högsta förvaltningsdomstolen eller i något annat syfte.

6 Beskrivning av kategorierna av registrerade och kategorierna av personuppgifter som behandlas

Kategorier av registrerade är:

• personer som söker tjänst
• ersättningsmottagare
• utomstående resande
• gäster
• hyresvärdar
• personer som framför begäran om uppgifter
• personer som begär uppgifter om den registrerades rättigheter
• försäljningsfakturakunder
• utställare av inköpsfakturor eller förmånstagare
• utomstående personer som verkar i domstolens utrymmen
• utomstående personer som registreras i användarregistren
• personer för vilka ansöks om förtjänsttecken; och
• personer vars uppgifter har sparats för distributionen av pressmeddelanden, rapporter eller motsvarande handlingar

Personuppgifter som samlas in kan grupperas i följande personuppgiftskategorier:

Personens identifieringsuppgifter:
Personens namn, tjänstetitel, födelsetid, personsignum, personnummer, postadress, e-postadress, telefonnummer, bankuppgifter, nationalitet, modersmål och kön.

Uppgifter om sökande till tjänst:
Till exempel uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet, övriga uppgifter som personen inlämnat till stöd för sin ansökan så som matrikelutdrag/meritförteckning, skol- eller studiebetyg, arbetsintyg, referenspersoner som sökanden angivit, övriga uppgifter gällande arbetssökandet eller villkoren för besättandet av tjänst som är nödvändiga samt uppgifter gällande lämplighetsbedömningar.

Betalningsuppgifter:
Arvoden, reseersättningar, försäljnings- och köpfakturadata, uppgifter gällande hyresvärd, återbetalningar, skatteuppgifter och uppgifter om utsökning.
 
Övriga uppgifter:
Användarbehörighet till olika system, uppgifter om säkerhetsutredningar, uppgifter om deltagare i tillställningar och reseuppgifter. Kameraövervakning.

7 Vanliga informationskällor

Uppgifterna fås i huvudsak av den registrerade själv. Dessutom fås uppgifter regelbundet av:

• avtal (organisationens kontaktpersoner)
• utsökningsmyndigheten (uppgifter om utsökning)
• säkerhetspolisen (uppgifter om säkerhetsutredningar)
• kamera- och tillträdeskontroll
• Domstolsverket
• domarförslags- och -utbildningsnämnden
• andra domstolar
• utbildningsanstalter
• arbetssökandens arbetsgivare
• kommunernas arbetslivstjänster
• försäkringsbolag
• civiltjänstcentralen
• Palkeet
• Hyresvärdar

8 Mottagare eller kategorier av mottagare som personuppgifter har lämnats ut till eller kommer att lämnas ut till

Uppgifter lämnas ut i enlighet med bestämmelserna i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet eller annan lagstiftning gällande utlämning av uppgifter.

Mottagare som personuppgifter regelbundet överförs eller lämnas ut till:

• i fråga om utnämningar till övriga domstolar, Domstolsverket, domarförslagsnämnden eller domarutbildningsnämnden
• gällande praktikanter eller motsvarande personer till utbildningsanstalter, kommunernas arbetslivstjänster, försäkringsbolag samt gällande civiltjänstgörare till civiltjänstcentralen
• till producenter av fastighets- eller säkerhetstjänster, säkerhetsmyndigheterna, utsökningsmyndigheterna, finansinstitut i form av uppgifter om betalning av arvode eller ersättning, Keva och skatteförvaltningen samt till säkerhetspolisen och instanser som behandlar förtjänsttecken

Instanser som regelbundet behandlar uppgifter för högsta förvaltningsdomstolens del:

• Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet)
• Rättsregistercentralen
• systemleverantörer av de centrala systemen (t.ex. CGI, Tieto och Visma)

Uppgifter sparas dessutom i system i vilka utomstående personer vid behov kan skapa användarrättigheter för skötseln av uppgifter om vilka överenskommits.

Uppgifter kan lämnas ut även till andra mottagare till den del som genomförandet enligt lag av den allmänna offentligheten eller annan skyldighet att lämna ut information kräver. På grund av verksamhetens natur är inte alla möjliga mottagare av uppgifter kända på förhand och de kan därför inte listas på ett uttömmande sätt.

9 Överföring av personuppgifter till tredje land

I utgångsläget lämnas uppgifter inte ut och förs inte över utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Om det överenskoms att aktören får överföra personuppgifter utanför Europeiska samarbetsområdet försäkrar sig avtalsparterna om att överföringen av personuppgifter genomförs i enlighet med i Finland gällande lagstiftning.

10 Bevaringstider för uppgifter

Uppgifterna bevaras i enlighet med högsta förvaltningsdomstolens arkivbildningsplan. Handlingar som ska sparas en viss tid kan förstöras när bevaringstiden har löpt ut.

11 Profilering

Profilering används inte vid behandlingen av personuppgifter.

12 Den registrerades rättigheter

Om den registrerades rättigheter bestäms i EU:s dataskyddsförordning eller i övrig tillämplig lagstiftning gällande skydd av personuppgifter (tillsammans nedan dataskyddslagstiftning). Sådana rättigheter är bland annat

• rätten till insyn
• rätten att få uppgifterna rättade, kompletterade eller raderade
• rätten att få behandlingen av uppgifterna begränsad
• rätten att göra invändningar
• rätten att inge klagomål till tillsynsmyndigheten

Ytterligare information om den registrerades rättigheter och om rättigheternas innehåll och deras användning finns att tillgå i meddelandet om de registrerades rättigheter.