Sekreterarna vid registratorskontoret

Tiina Kaplas började som sekreterare vid registratorskontoret år 2011. Efter studenten fortsatte Kaplas snabbt till arbetslivet och hann skaffa sig mångsidig arbetserfarenhet bland annat som företagare, inom kundbetjäning och den offentliga sektorn, innan hon sökte den lediganslagna tjänsten i HFD.

Heli Hietala utexaminerades som studentmerkonom från handelsläroverket i Villmanstrand och studerade efter det för sitt eget nöjes skull förvaltningsvetenskap vid Vasa öppna universitet. Hietala arbetade bland annat i ett fondbolag och i magistraten innan hon flyttade till HFD år 2012 efter att ha sett en ledig tjänst i huset.

Till Kaplas och Hietalas arbetsuppgifter hör att registrera inkomna handlingar och skicka dem vidare till rätt avdelning och person. Ärendena behandlas i den ordning de kommer in vilket betyder att arbetsdagarna varierar mycket. I en vanlig arbetsdag ingår till exempel att förmedla epostmeddelanden och skriftlig post till avdelningarna, följa med inkommande handlingar i det elektroniska ärendehanteringssystemet och ta emot telefonsamtal.

”Alltid kommer det överraskande frågor som aldrig förut har ställts. Dem kan vi sedan tillsammans reda ut inom registratorskontoret”, säger Kaplas.

Via sekreterarnas arbetsbord passerar en mängd olika ärendekategorier, vilket förutsätter en förmåga att självständigt lösa problem och kapacitet att förstå omfattande helheter så att handlingarna hittarna till rätt ärende. Man måste kunna känna igen handlingar i olika form och gruppera dem eftersom så gott som alla handlingar införs i det elektroniska ärendehanteringssystemet, varifrån rättskipningspersonalen sedan hittar dem.

”Utåt är vi HFD:s ansikte och ibland den enda mänskliga kontakten till organisationen, varför kundbetjäning och en förmåga att möta kunderna är ytterst viktig”, berättar Kaplas. ”Arbetet kräver tålamod och sinnesnärvaro vilket utvecklas med tiden för det finns ingen färdig modell för att bemöta kunderna”, fortsätter Hietala.

Kaplas och Hietala njuter i HFD särskilt av de nya utrymmena som har ökat samhörigheten inom registratorskontoret. De värdesätter också kulturen att öppet diskutera, vilken har utvecklats genom en lång arbetshistoria. ”Frågorna kan behandlas direkt utan att man behöver vara rädd för att någon tar illa upp”, beskriver Hietala.

Vid högsta förvaltningsdomstolens registratorskontor och kundbetjäning arbetar sju personer.